Kanban Zone:釋放可視化管理的力量!
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什麼是看板管理 ⇩⇩⇩
關於看板方法
什麼是看板?
每個組織或團隊都應以流程效率為目標,因為這使團隊能夠實現更高水平的生產力和更高品質的產品和服務。看板方法能直接對流程進行改善,是一種簡單的可視化管理方法,使用看板能讓我們更好的管理工作流程。
讓我們一起了解看板是什麼,它是如何產生的,以及它最終是如何幫助團隊提高績效的。
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從製造到知識工作
看板方法是人稱生產管理教父、TPS(Toyota Production System,豐田生產系統)發明人大野耐一所提出的。他意識到豐田的生產線效率低下,因此開始尋求流程改善的方法。汽車絕對是一個複雜的產品,上萬個零組件在生產線上移動,過程中工作可能變得低效。他看見這其中明顯存在不必要的庫存和低水準的生產力,所以決定採取行動。
圖片來源:toyota-global.com
起源
大野耐一參觀美國的超市後意識到,工時制度不應該受到銷售額和生產目標的束縛,他隨後便將超市管理的概念應用到豐田製造流程中。試著想想自己是如何進行日用品採買的:一般情況,只有家裡缺少某樣物品時才會出門補貨。當超市員工注意到架上商品貨量不足時,他們就會補貨為客人提供足夠的存貨。
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同理,生產流程可以使用拉動系統(Pull System)在生產線內製造和移動物件。根據豐田當時的經濟狀況,應該避免生產過剩,因此出現了拉動生產的概念(有別於根據目標績效的「推動生產」),拉動生產的主要目的是重視生產時長。豐田調整了超市管理概念以協助生產線人員識別需要準備和運輸物件的時間與數量。負責準備物件的上一道工序在需要時將物件提供給下一道工序,並只提供所需的數量。為了讓車間內的溝通更順暢,以卡片形式呈現的視覺信號(Visual Signals)被用來傳達他們對物件的需求,這就是看板發揮作用的地方。
定義
豐田的生產線人員在需要其他部門或流程的物件時會透過卡片進行交流。這有助於減少浪費並提升流程效率。看板為工作流和通過工作流的實際工作提供了視覺化效果。看板能有效協助組織識別工作流中的潛在問題與瓶頸,使他們能夠解決問題並讓工作以最佳速度或讓吞吐量的流動性充足。
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發展
源自製造業的看板方法被廣泛應用於各種產業。精實思想家 David Anderson 在 2004 年探索看板的延伸用途並將其應用於軟體開發。他於 2010 年完成暢銷書《Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business》(中譯:看板方法-科技企業漸進變革成功之道)並成立了精實看板大學(Lean Kanban University)。看板也被應用在敏捷管理框架 SCRUM 上,因此催生了 ScrumBan。近年來有越來越多不同產業的公司都從看板方法中獲益。
"別將看板誤認為一種軟體開發或專案管理的流程。看板被視為一種幫助現有軟體開發或專案管理流程逐步改進的方法或技術。"-David Anderson
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導入看板方法
可視化管理
導入看板的第一個步驟是對當前工作流程進行建模(Model)。可視化的流程讓團隊能夠透過看板來檢視工作流程現況。
流程中的每個步驟都會被轉化為看板上的列(Columns)。應用看板泳道(Swimlanes)能透過對看板中的步驟或列中的任務進行分類或分組有效地讓工作更有條理。Kanban Zone 提供多種常用看板樣本,能協助您快速為團隊的流程建模。
限制處理中的工作
您是否曾不得不完成多項任務並決定從每項任務中選部分內容來做希望同時完成所有任務?您有沒有發覺用這種方法沒有完成任何事情?是否覺得需要更長的時間來完成任務?
我們努力完成多項任務,但經常會失敗,這被稱作任務切換(Task Switching)。快速且連續地從一項任務更改為另一項任務的行為會減慢我們的動力並延長實際完成任務的時間。當任務數量過多,我們會難以集中注意力,容易分心在很多事情上,導致有些事情被遺忘,或有事情沒有被完成。就算完成了,產出的品質極有可能打折扣,並且將來我們需要花更多精力來補救現在所產生的問題。在看板方法中,可以透過限制處理中的工作(簡稱 WIP,Work-in-Progress 的縮寫)來避免這個問題。
限制 WIP 是看板方法的基礎實踐。透過控制流程中每個步驟底下的任務數量可有效減少週期時間或任務成功通過看板系統所需的時間。限制 WIP 能讓團隊專注在手上的任務,並在處理下一個任務之前將手上的任務完整完成。這樣的限制會強制團隊成員只做他們可以做的事情。雖無硬性規定,但基本概念是讓每個人一次完成一項任務。有效管控工作量,讓每個人在妥適的安排下穩定的產出。團隊成員的穩定性是專案成敗的關鍵因素。
測量與管理流程
若能更加清楚地了解工作流程並限制 WIP,團隊便能夠更輕易地診斷他們的流程效率。他們可以確定在流程的哪個步驟建立任務,任務是否被阻止,團隊成員是否以有能力處理或負擔過重。隨著您的團隊完成工作,您將能夠收集流程指標,例如周期時間(Cycle Time)和生產提前期(Lead Time),這會協助您分析當前流程中需要改善的地方並使團隊更容易發現流程中的弱點並實施必要的更改以對其進行改善。
讓規則更明確
讓團隊成員明瞭工作項目的開端為何與結束的條件又為何,需要大家都有一致的認知與共同的目標。明確說明流程政策能在團隊內建立各種共識,包括如何執行工作以及對流程中每個步驟輸出的期望。這些政策還能作為團隊的清單,確保其工作應用的質量與一致性。建議將流程策略顯示在看板上,以便團隊成員輕鬆查看和自我提醒。
使用模型識別改善機會
團隊應努力分析當前的流程並檢查可以改善的部分。價值流映射(Value Stream Mapping)是精實管理中一種識別分析當前狀態並減少流程浪費的模型工具。團隊可以用它來對流程進行徹底檢查。價值流圖能有效協助團隊專注於流程中的增值活動;幫助他們確定哪些活動是應該被根除的浪費。藉由一次又一次的溝通來尋求改善之道,每一次的小改變都能演進成下一次的成長。
建立並落實回饋循環
無論客戶或團隊成員,每個階段、每個過程都可以蒐集回饋資訊。看板方法主要的重點之一就是『建立逐步改善的文化』,為了做到這一點,落實各種不同層級的回饋,是極為重要的因素。得到回饋之後探討如何改善,藉由一次又一次的溝通來尋求改善之道,每一次的小改變都能演進成下一次的成長。
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企業案例分享
音樂串流服務龍頭 Spotify
原文:Use of Kanban in the Operations Team at Spotify
運營團隊背景
Spotify 的運營團隊由七名成員組成,我們處理一系列不同類型的任務。相信這在運營團隊中很常見。前一刻您正在設計一個花費大量資金的新站點,而下一刻您正在為開發人員修改防火牆規則。
導入看板初期問題
開始測試看板時給我們帶來了一個問題-在十五分鐘的微小工作旁邊,我們會有代表時間長達多個月專案的卡片。這些故事的大小很難說,因為估計通常很困難。在故事上寫不止一個標題是個痛苦的過程,有些故事太小了,寫故事可能比解決問題本身要花更長的時間。
雖然我們非常擅長自己所做的事情,但我們不能提前計劃太遠-我們是被動的而不是主動的。來自其他部門的大量"緊急"工作總是妨礙我們的內部項目,由於人員和系統的所有中斷等原因,我們經常進行上下文切換。我們意識到公司的增長速度超出了我們的承受能力。我們團隊的主要問題是可擴展性-不是在串流服務的意義上,而是我們的團隊和工作方法不能很好地適應公司的增長和需求。
問題的解決
我們在辦公室以外的地方舉行幾次會議,我們坐在那裡討論實際所做的事情。這是為了更清楚地了解我們所處的位置以及我們想要成為的位置。以下是我們問自己的一些提問:
- 我們實際上在做什麼樣的工作?
- 在各種工作上花費了多少時間?
- 是否有可能以有意義的方式將我們的工作歸類到各個領域?
- 工作從哪裡來?我們發起他們?其他的?如果有,是誰?
- 我們如何相互分享知識?
- 我們如何確保運營開發得到它需要的時間?
- 是否有可能降低我們所做的上下文切換量?
- 和更多...
在我們的會議(計劃的和臨時的)後,得出的結論是可以通過引入一名守門員來完成更多的工作,該守門員將捕獲所有臨時請求並根據需求對其進行分類:小任務將立即完成,更大的任務會被寫成一張合適的卡片。擁有守門員的優點是:
- 為其他部門提供更高、更快捷的服務水平
- 確保在團隊中傳播知識
- 為我們其他人最小化上下文切換
我們決定讓它盡可能簡單。因此:
- 我們有三個垂直通道:todo、doing 和 done。
- 除上述內容外,我們還為兩種主要類型的服務提供了兩條水平通道:標準類型和無形故事(大部分主動工作都屬於後者)。通過為此建立一個單獨的通道,我們可以確保這項工作真正完成。
- 我們使用三種尺寸(T Shirt Size):小號、中號和大號。小號工作是可能需要一天才能完成的任務。中號工作是憑直覺需要半週的工作。大號工作是可能需要一周時間才能完成的工作。我們跳過了"真實"估計因為這樣的估計主要是在浪費資源。
- 我們在 Todo 車道上設定了一個低 WIP,分為標準類型水平車道和無形車道。我們每週只將新故事拉入一次待辦事項通道(或者如果它是空的),以確保實際完成內部的、無形的任務。
- 我們將 Doing WIP 設置為等於運營團隊成員的數量減一(對於守門員)。我們考慮進一步降低它以鼓勵分享故事,但前提是要對看板更加熟悉。
更大的任務呢?我們將需要一周以上的時間稱為"專案"。由於根據定義它們很大,因此我們在 wiki 頁面中對其進行了詳細說明,並將其分為小、中和大的故事。然後他們進入待辦事項清單,通常是在"無形"任務類型下。
後來,我們意識到我們需要對加速問題的支持,所以我們在 todo 中添加了第三個水平通道並為此做列。將此通道設置為 1 的 WIP,因為我們不鼓勵使用此類別。
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Spotify 運營團隊使用的看板截圖畫面
看板是一個非常簡單的系統。看板需要適應每個組織,無論類型如何,我們的適應可能與經典的開發環境有所不同。
在一個運作良好的開發團隊中通常會有一個故事來源-也許是來自產品開發部門,它與開發主管或個人開發人員一起定義每個故事。這樣做的一個預期結果是故事在某種程度上是同構的-它們具有可比的大小,故事文本都滿足一些共同的標準等。
一個典型的運營團隊有許多任務來源-來自個人開發人員、產品開發人員、其他部門,以及內部衍生的故事。這是一個問題,因為這些外部任務一直中斷我們的長期專案-對我們每個人來說。團隊中越高級的工程師被打斷的次數越多,這只會加劇這種情況。更糟糕的是,我們希望盡快消除這些干擾,因此經常忘記記錄這些變化,或通知同事這些變化。
在不處理這些經常出現的小型外部任務的情況下導入看板並不能解決這個特殊問題,因此需要進行調整。我們的調整是每周安排一個人擔任守門員。有了守門員,我們終於可以正確使用看板了,因為大多數小的外部干擾都從我們的日常工作中消失了。
開發團隊與運營團隊的另一個區別是:運營團隊產生了很多內部生成的任務和項目。我們的問題是,我們將外部資源的任務優先於這些內部資源。這可能是由於人性的結合(優先幫助他人),並且外部問題通常被更具體地定義。
就像我之前提到的,我們按照 David Anderson 的建議,通過引入"無形"類型的故事來調整看板。由於在 Todo 通道的兩個部分之間平均分配了 8 個 WIP,我們可以確保 50% 的工作實際上是無形的。到目前為止,這對我們來說效果很好。
為什麼選擇看板來管理 Spotify 的運營
選擇看板是因為它靈活且實施成本相對低。也就是說,只要對我們的工作方式進行微小的改變就可以顯著提高效率。
我們大約花了一個月的時間來分析情況,找到任務來源、瓶頸等,並訓練自己使用看板。由於看板流程本質上是進化的,一旦啟動,該流程會定期為我們提供新的見解,我們會嘗試將其納入工作流程。從這個意義上說,我們離一個不需要再擺弄的"完整"解決方案還很遙遠。
我們對看板非常滿意。它使我們能夠變得更加敏捷,而無需真正改變我們的日常工作。我們注意到交貨時間更短了,我們完成了更多的內部任務,而且我們接觸的部門也更快樂了。
✠ 延伸閱讀: 精實看板大學《看板方法官方指南》
Kanban Zone 能如何為您創造價值 ⇩⇩⇩
簡化工作的解決方案
使用 Kanban Zone 提高所有組織級別的可追溯性和協作!
由自 2003 年以來一直協助美國運通在內多個大型組織提升效率的敏捷教練團隊所創辦的 Kanban Zone 專業協同工作平台,系統的設計是將豐田看板方法帶入最直覺、最靈活的界面讓使用者能與團隊進行高效溝通與協作。大量的現成模板與客戶專屬的看板專家能協助您以最有效的方式將工作可視化。
Kanban Zone 幫助個人、團隊和整個組織改進他們實時協作的方式。讓使用者在正確的時間專注於正確的工作,以最少的精力浪費實現最大的生產力。衡量關鍵看板指標,如吞吐量(性能)和周期時間(響應性),以確保工作方式的持續改善。
我們保證能在線上重新創建任何您可以想像的到的看板。無論是使用我們的看板模板還是從看板專家團隊身上取得協助,我們都將協助您建立理想的線上看板解決方案,以更快地實現您的目標。
Kanban Zone 的看板專家團隊成員會被分配到每個帳戶,以提供實踐專業知識和支持。不僅可以設置初始系統,還可以在整個過程中提供支持。為了盡可能提高效率,Kanban Zone 的解決方案確保每張看板卡都包含一個工作項目的所有詳細信息,這些詳細信息包含在看板上標示明確定義的流程。客戶可以在看板卡上建立可編輯的清單或討論流程,反過來,這些卡在看板中流動,以可視化整個流程中工作的狀態。
如果客戶想要推出新產品或推廣現有產品,他們要做的就是創建一張卡片,該卡片位於組織的最高級別,包含活動的詳細信息。然後不同的團隊支持他們的卡片以確保與原始卡片完全對齊。通過將板上的所有卡片連接在一起,它們能夠朝著同一個目標同步工作。展望未來,Kanban Zone 為企業開發了 Portfolio Kanban 系統。旨在使用精實思維和敏捷來徹底改變專案管理,從而更快地為客戶提供價值。這些 Portfolio Kanban 系統已為客戶改善不同領域的協作。例如:一家鋼鐵承包商正在使用該系統來管理他們的建設專案;一家農業公司正在使用該系統來管理他們的播種週期。Kanban Zone 始終致力於幫助客戶接受看板理念並將其應用於改善組織協作方式。
"我們的使命是幫助個人和組織通過可視化工作流和協作以改善工作方式。市場上最有效的線上看板工具讓您創建任何您可以想像的到的看板。我們的看板專家會幫助您成功!"-Kanban Zone 執行長 Dimitri Ponomareff
"原以為看板工具都差不多,頂多差在介面與體驗。在接觸到 KZ 後才發覺其與常見看板工具有明顯差異。高度客製化給予客戶彈性將腦袋想像的看板設計出來直接使用。過去有看板經驗的客戶多來自製造與軟體業。現在我們其他產業的客戶已成功將這套工具運用在工作上並充分感受到可視化管理的力量!"-建威管理顧問執行長陳建璋
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適用於任何裝置的響應式設計
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行動裝置(智慧型手機/平板):無論走到哪都能隨時查看與更新工作動態
電腦裝置(筆記型電腦/桌上型電腦):在電腦上透過看板管理工作項目
大型屏幕(顯示器/投影):與團隊成員在大型觸控螢幕前協同工作
跨領域看板樣本供您使用
資源豐富的 Kanban Zone 全球合作夥伴網路集結了來自世界各地的跨領域精實與敏捷專家。用戶可以輕易地套用系統內建、由來自不同領域背景的看板專家所提供的現成看板樣本,多數只需微調就能直接在工作上使用。
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關於我們的看板教練服務細節歡迎來信洽詢
榮獲多重肯定、值得信賴的團隊協作解決方案
CIO Review:
美國《CIO Review》雜誌評選十大最有前景的協作解決方案供應商(Top Ten Most Promising Collaboration Solution Providers),Kanban Zone 連續兩年名列其中(2020 - 2021)。➔ 連結:2020 年獲獎專訪
"Kanban Zone offers a visual process/project management solution that embraces the Kanban philosophy and helps individuals, teams, and entire organizations improve the way they collaborate in real-time. An important thing to note is that Kanban Zone aims to collaborate with clients that are already knowledgeable about Kanban. For clients new to Kanban, the company provides coaching and training to help them take full advantage of Kanban. A member from Kanban Zone’s team of Kanban experts is assigned to each account to provide hands-on expertise and support, not only to set up the initial system but throughout the journey"- CIO Review 2020
"Kanban Zone provide the most effective online Kanban tool on the market, with the most advanced Kanban board editor and rich templates to help get started." - CIO Review 2021
Kanban University:
Kanban Zone 與看板之父 David J. Anderson 創辦的的精實看板大學締結合作夥伴關係。➔ 連結:官方聲明稿
Kanban Zone 和精實看板大學都致力於為有抱負的看板從業人員和組織提供全面的指導和支持,這種夥伴關係旨在為精實看板大學的成員提供實施看板的良好開端。精實看板大學的資源與 Kanban Zone 軟體的結合會讓任何專業人士或組織領導者發現練習看板方法其實是件容易的事。
"我們很高興能開始這種合作關係,並將 Kanban Zone 介紹給我們超過 100,000 名校友和 300 名培訓師的社群。相信這個產品將組織使用看板方法所獲得的效益進一步的提升並透過數位解決方案來進一步推動其發展。"-精實看板大學社群發展和產品管理副總裁 Joey Spooner
"Kanban Zone is an enterprise-level Kanban Software as a Service (SaaS) that integrates with the Kanban Method into the most intuitive and flexible no-code interface. Kanban Zone provides a platform for any organization to visualize, measure, and efficiently deliver goals with OKRs while using Kanban."- Kanban University
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G2:
全球領先的商務軟體評測機構 G2 發佈的 2022 年專案管理軟體報告中,以客戶滿意度和市場表現為評測指標,將主流軟體商分為領導者、競爭者、高成長者和小眾四象限。Kanban Zone 被評為看板解決方案領導品牌,並因優異的客戶滿意度表現獲得高成長者(High Performer)獎項。同時,在專案管理軟體類別的客戶服務品質取得最高分獲得最佳客戶服務(Best Support)與最佳商業合作對象(Easiest To Do Business With)兩個重要獎項。
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"我們用 Kanban Zone 來管理志工資源的工作流程。這個遠距工具對我們帶來極大助益,少了它我們將難以運營。這是個追蹤工作並確保事情完成的好工具。"-PMI 國際專案管理學會美國鳳凰城分會資深經理 Cory Smith
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